策划活动勘查现场之前只有在充分考虑活动对场地的所有要求之后才能选定理想的活动地点。特别是活动舞台搭建的环节，更是要提前看好场地，避免出现一些其它的问题。

如果我们在策划一个1000人参加的活动，打算选用一个可容纳1000人进行坐式晚宴的大厅。那么我还想安装一个背投设备（它会使活动看起来正规专业这就需要一些额外的空间，在屏幕后面至少需要留出18至26英尺的空间来安放投影器材（这大约相当于250个座位的面积）在这种情况下，我们就要考虑要么放弃使用投影，要么减少客人数量或者改用更大的宴会厅。还有我们计划在大厅的前部安装视听设奋，是否需要设备监听室，翻译间或是舞池！这些设施也都会进一步挤占座位的空间。因此，在开始检查活动场地是否可用之前，我们绝对有必要了解所有的要求。在考虑到所有的需求之后，曾经看过在合适不过的场地也可能无法满足活动的需要。必须把我们想要的列出一个清单，考虑清楚那些方面可以让步，哪些方面不可以，更不要忘记我们希望达到的效果。如果同时想要的是热闹活泼的活动气氛，但如果客人们感觉房间太小、太挤太热、太不舒服的话，是不可能形成这种气氛的。

安排空间时，不要为了省一点钱而让所有的人都挤在一起，让8个人坐10人桌（让10个人坐12人桌）并且留出休息区显然是更好的选择。确保桌与桌之间有足够的距离，让人们能够轻松地出人其间。当然.也不能走另一个极端，在一个大厅里寥寥地摆上几桌，这样同样会影响活动的气氛。你想要的效果是：空间疏密适度、气氛热烈活泼。虽然，从某种意义上说，空间过大比过小要好，因为你总可以通过增加装饰物把空间变小，但是何必花这冤枉钱呢？

我们需要考虑的要求不仅仅是空间上的，还有时间上的。舞台、视听和灯光设备的搬运、安装、音响测试、排演、拆卸的时间都要列人考虑的范围。另外，演员是否需要更衣室和休息室？是否需要划出一定的空间来存放物品？ 一定要方方面面都考虑到，免得签订了合同之后又发现空间或者时间不够用。 如果计划在一家饭店或者会议中心举办活动，那么就要调查一下，在之前有谁已经在此预订。 这时需要问的问题包括： 他们的设备什么时候能拆卸完毕并搬走？ 他们都要拆卸和搬走什么设备？ 设备的拆卸和搬运有没有可能延迟？ 什么时候可以开始使用房间？ 还有谁要与我们同一天进入场地并开始布置？ 在时间安排方面有没有冲突？与竞争者和同时举行的其他活动之间有没有冲突？ 有没有安排其他活动与我们的活动同时举行？它们何时开始，又何时结束？ 其他的活动在中间休息时会不会产生噪音，会不会打断我们的活动正常进行？会不会使活动场地变得拥挤？如果会的话，恐怕要调整一下自己的时间安排。如果打算使用功能厅的一部分，那么请在大厅完全空着的时候去做现场考察。把隔断（那种可以把大厅分成几个区域的活动墙）按要求安装就绪，然后让人进人相邻的区域，以测试隔音的效果。

有人在一家五星级豪华饭店的宴会厅测试时发现，站在隔断的一面能一清二楚地听到隔壁的声音。因此，他在订立合同时要求在活动期间禁止其他人使用相邻的分区，以保证活动不会受到隔壁的音乐、讲话和其他噪音的影响。这个问题在饭店当中并不普 遍，但是，如果问题碰巧存在而你又没有去检查并解决，那么造成的后果可能会让你追悔莫及。

还有，是否需要将噪音的因素列人考虑范围？例如，一家饭店即将举办一场新车发布仪式，主办者要求改变空调出风口的朝向，以免将吊灯吹得丁当响，分散来宾注意力，影响讲话的效果。有没有什么障碍物会影响到你？视线好不好？天花板高度是否符合要求？柱子或吊灯会不会阻挡视线？能否将它们抬高一些或者干脆移走？这些工作要花多少钱？灯光可否调暗？有没有窗帘，以便在使用视听设备时遮挡日光？紧急疏散通道在什么位置？它们必须保持畅通，不能堵塞或者上锁。如果安全出口被帘子遮挡，那么必须挂出醒目的安全出口标志，还要保证帘子不会影响到出口的畅通。大厅的布局是什么样的？可否搭建舞台，以保证客人从任何一个座位都能够看得清楚9能否在现场 悬挂电视屏幕或大银幕？使用现场摄像可以将直播画面传送到大厅内摆放的各个屏幕上，这样客人无论离多远都可以通过屏幕画面看清楚舞台上或观众席中的情况。这就像在电视上看颁奖典礼一样。另外，灯光设备可否悬挂起来？天花板上是否有合适的点用来悬挂投影机？在选择活动地点时，这些都是需要考虑的问题。 

做活动策划方案时一定要使用详细的平面图。让场地的管理部门根据你的要求提供一张平面布局设计图。如果他们没有这样的平面图，那么就把原始的设计图纸按比例缩小至合适的尺寸后作为平面图使用 另外，要注意人力成本